グレー経費を計上するのはキケン？経費の正しい知識とは

はじめに

会社の運転資金を残すためにあえて経費を使うという方法もありますが、経費は経費でも法律上で処理が適正であるとされるシロや法律的に絶対にやってはいけない処理をしているクロとがあります。またその中間である法律上では何も明言されていない「グレー経費」というものもあります。一般的にはビジネス上で使用されたことが分かるものを経費として取り扱いますが、このグレー経費についてはプライペートとも仕事とも言えるような判断に迷うものが該当します。

この記事ではそんなグレー経費とはどういったものが該当するのか、どのように考えていけばいいのかを含めて解説します。またこの記事では「“これが、税務署に目をつけられる「7つの経費」”シロ、クロ、グレー。経費のボーダーラインとは？」の内容を参考にしています。

 

1.グレー経費とは何か

冒頭でグレー経費について簡単に触れましたが、具体的に話を進める前にまずはグレー経費とは何かという疑問について知識を深めておきましょう。

一般的なイメージとして法律上で何の問題もない状態にあるものを「シロ」、明らかな法律違反であるものを「クロ」と呼びます。これは税務上で取り扱う経費についても同じことが言える訳で、そのクロともシロともつかない中間地点にあるような経費のことを総称してグレー経費としています。

ある程度の経費については法律上で言及されていますが、一部のものについては法律上で何の明記もされていないものです。そのため法律でクロともシロとも判断できない経費をグレー経費とし、あわよくばプライベートで使用したお金まで会社の経費として加えられないかと画策する経営者の方も実際にはいます。

つまり法律上で明記されていない分解釈する人次第で判断が変わるのがグレー経費になるという訳です。ただグレー経費と判断できる費用をどんどん会社の経費として処理してしまうと、後々になって厄介な問題に直面するリスクもあります。その点については後ほど詳しく解説します。

 

2.グレー経費は何故生まれるか

クロともシロとも言えない経費のことをグレー経費と表現しましたが、以下に実際の経費でグレー経費と判断される傾向にある具体例をいくつか挙げてみました。

・通信費

・書籍費

・セミナー費

・接待交通費

・旅費交通費 など

上記の具体例以外にもグレー経費と思われる経費はあるでしょうが、これらの費用はもちろん仕事で発生するものである一方で、プライベートでも発生しうるものであることが分かるはずです。このように費用の用途だけでは本当に会社の経費かどうか判別しにくいものをグレー経費とする訳ですが、前述したように経営者の方の中にはプライベートで使用したお金に関しても会社の経費として処理しようとする方がいます。

グレー経費はそもそも法律上で明記されていない経費ではあるため、それを会社の経費として処理することは法律的にアウトであるとは必ずしも言えません。しかしだからと言って明らかにプライベートで使用したお金を会社の経費として偽装するのは個人の自由と言えますが、あまつさえ発生していない経費を偽造するといった方法をとってしまうことは完全にアウトです。故意であればなおさらです。

3.個人事業主はグレー経費が多くなる？

さらに会社の規模に絡む話ですが、特に個人事業主の場合ではグレー経費と判断されるものが増える可能性はあります。株式公開しているような大規模の会社よりも個人事業主が経営するような会社は、傍目からすると仕事とプライベートの境界線が曖昧であると判断されやすくなります。そのため個人事業主の場合では前述した用途以外でもグレー経費を疑われる余地はあると考えた方がいいでしょう。

例えば個人事業主の方でよくあるのが、自宅兼事務所として賃貸や持ち家の家賃を支払っている場合です。経営者としては「自宅を事務所と兼用しているのだから、家の家賃を経費として処理してもいいだろう」と思うはずです。しかしその一方で税務署からは「自宅兼事務所としていても、業務上で直接必要になるとは限らないしそれを証明できる証拠もない」と判断される可能性は十分あります。

以上の内容からも、グレー経費は業務上で直接的に関わってくる費用について言及していることが分かるかと思います。

ただそうは言っても個人事業主だから経費を経費として認めてもらえないという話ではなく、プライベートとの線引きが曖昧だからこそ本来の経費を経費と認めてもらうための入念な準備が必要になるというだけです。特に傍目からすると判別しにくいと思われる経費ほどしっかりとした証拠を揃えなければなりません。

 

4.グレー経費で直面するリスクとは

ここまでグレー経費とはどういったものであるかを中心にして解説してきましたが、記事の前半でも述べたようにグレー経費を経費として処理することによるリスクというのも少なからず存在します。それが税務調査に際しての交渉となります。

仮にプライベートで使用した食事代について、会社の経費として処理すると仮定しましょう。当然その食事代はクロ寄りの経費ではあるため、実質的にはグレー経費であると言えます。接待費として食事代を処理したとして、それでも時として税務調査に引っかかることはあります。

税務調査ではその経費が本当に会社の業務上で使用されたのかどうかを確認されます。そのため経営者であるあなた自身が話をしなければなりませんし、接待費として利用した飲食店さえ調査される可能性もあります。

税務調査が来る確率はかなり低いと言われていますが来る時は来ます。そしてグレー経費と思しき経費について確認されたものについて、それが会社の経費であることを示す証拠を集め、交渉していかなければなりません。このようにグレー経費をそのまま経費として計上してしまうと、税務調査に直面した際にかなりの時間と手間がかかってしまうのです。

「グレー経費をあわよくば会社の経費に加えたい」という気持ちを働かせることで、税務調査による精神的なストレスを受けるきっかけを作ることになります。仮に会社として顧問税理士を雇っていたとしても、税務調査が入った際には経営者であるあなた自身が矢面に立たされることを忘れてはなりません。

 

5.クロをグレーにすることはできない

グレー経費を処理することで精神的なストレスがあなた自身に降りかかることに触れましたが、グレー経費を経費として処理しようとする方の中にはクロの経費でさえ処理してしまおうとする方がいます。結論から言うと、クロの経費はあくまでもクロであってシロにはなりません。前述したようにプライベートで使用したお金について経費として処理するのは法律に抵触する行為です。安易にしてはいけません。

経費をなるべく多く処理すればその分税金が減るという話をよく聞くことから、グレー経費をどんどん処理してしまおうとする考えが出てくるのかもしれません。ただそれ自体はあまり賢明な判断とは言えません。会社の経費ではないプライベートなお金までグレー経費として処理するよりも、経費について適切な処理をしてきちんと税金を納めることが望ましいです。正しく経費を処理していれば税務調査が入ることを心配しなくてもいいですし、仮に税務調査が入った際にもきちんと証拠を示して交渉することができます。クロをどうにかグレーにできないかという発想自体は捨てた方がいいでしょう。

6.税務署から目をつけられやすい経費とは

グレー経費であることを疑われやすい具体例として上記でもいくつか挙げていましたが、この章では最後に税務署から目をつけられやすい経費を紹介しておきます。

①お歳暮、お中元の名目で高額の領収書を切っている

会社同士の付き合いでお歳暮やお中元といった贈答品を渡す場合もありますが、これがあまりにも高額だと私用で買ったものではないかと疑われやすくなります。

②お品代の名目なのに店名が実は美容院

会社の物品を経費として処理するように紛れ込ませたつもりでも、店名が物品を販売するような店舗ではない場合には完全にアウトです。税務署が確認した時点ですぐにバレます。

③日付、店名のない領収書

税務署としては会社の経費がいつ、どこで発生したのかを確認したいため、日付、店名のない領収書についてはまず証拠として認めません。自分で好きなように書くために空けてもらっていたのかもしれませんが、そもそも金額以外真っ白な領収書は無効となります。

④金額が5万や10万とキリのいい領収書

買い物をする際にその金額がぴったり5万や10万になることは相当珍しいです。こうした領収書が複数あると領収書を偽造しているのではないかと疑われる元です。

⑤家電量販店でのレシートの中に時折領収書が混じる

普段はレシートなのに時折領収書が混じっている場合、品目がレシートに印字されると困る物を買ったのではないかと疑われやすくなります。

このようにどこか違和感を感じる経費というのは税務署の目にとまりやすくなります。税務署から目をつけられ一つでもグレー経費が発覚してしまうと、「他にもまだやっているのでは？」と疑われることも当然考えられます。経費を増やして税金を浮かせたいからといって大量のグレー経費を処理しすぎるのは避けた方が無難です。

 

まとめ

法律上で明言されていないグレー経費を拡大解釈して、クロまでグレーにして経費として処理しようとする方がいます。税務調査が入っていないから大丈夫だろうと油断していたら、急きょ税務調査が入った際に対応しきれず、結果的に余分な時間や手間をとられ精神的なストレスがかかるリスクは否めません。

本来の経費だけを処理していればこうしたリスクもまずありません。グレー経費を処理するかしないかは結果的に本人の自由と言わざるを得ませんが、税務調査の交渉が難航するかもしれない点まで含めて考慮しておいた方がいいでしょう。