ファクタリング
2020/01/29
年末調整で押さえておくべき3ステップと効率化のコツを紹介
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はじめに
国民の義務の一つとして納税の義務がありますが、会社に所属するサラリーマンの場合では会社がまとめて納税を済ませてくれるものです。そのため一般企業の多くが同様の流れで年末調整を済ませています。毎年同じように繰り返される業務であればこそ、大まかな流れを理解しておくことでスムーズに年末調整を行いやすくなります。
この記事では年末調整を行う上で理解しておきたい3ステップと、年末調整にまつわるちょっとしたコツについて解説します。
1.年末調整の概要
年末調整の大まかな流れについて確認する前に、この章ではまず年末調整の概要から順に確認していきましょう。
1-1.年末調整とは何か
労働の対価として給与を支払われる際には、手取りとして貰う前に所得税や社会保険料などがすでに差し引かれているものです。特に差し引かれる金額については概算として一年分の金額がすでに計算されており、その金額分だけ所得税などが差し引かれています。
これがいわゆる「源泉徴収」と呼ばれるもので、源泉徴収によって差し引かれた税金のことを「源泉徴収税」と呼びます。
ただ源泉徴収される金額についてはあくまでも概算であるため、場合によっては差し引かれた税金額に過不足が発生することもあります。そうした場合に税金の支払額を再度計算し直し、過不足がないかどうかを改めて確認する業務にあたるのが今回紹介する「年末調整」です。
本来支払うべき金額を確定させる手続きとして必要になる年末調整ですが、所得税については一年間の所得額が確定しないためにこうした業務が必要になります。
1-2.年末調整の対象になる人の条件とは
年末調整では基本的に、企業から給与を支払われているサラリーマンの方が対象となります。また年末調整では特定の会社から給与を支払われていることが最大の条件となるため、雇用形態については正社員であろうとアルバイトであろうと特に関係ありません。
まず年末調整が不要になるサラリーマンの条件については以下の通りです。
・年収が2,000万円以上ある人
・日雇い労働者などの継続して雇用していない人
・副業などで収入源が2カ所以上あり、他の給与支払先が「扶養控除等（異動）申告書」を提出している人
・災害減免によって所得税の支払猶予や還付をすでに受けている人
・国内に居住地がない人
また年度途中でも年末調整が必要になる場合については、以下の通りです。
・海外へ転勤することになり、国内の居住地がなくなった人
・在職期間中に亡くなった人
・12月分の給与を受け取ってすぐに退職した人
・心身の障害を理由として退職し、再就職が難しい人
・退職予定のパートタイマーの給与所得が103万円以下の人
上記の条件に合致する従業員がいる場合には年末調整を行う必要がある訳ですが、基本的には従業員を雇用しているすべての会社で年末調整が必要になると認識しておいた方がいいでしょう。
2.年末調整のために理解すべき3ステップ
年末調整の概要について大まかに確認したところで、この章では次に年末調整のために理解しておくべき3ステップについて確認していきます。
年末調整では取り扱う書類の種類や量が多いため、その時期ごとに段取り良く進めていかなければ年末調整に手間取ることになるかもしれません。基本的に年末調整は11月頃から書類を集め始めるのですが、まずは一般的に多い時期と照らし合わせながら年末調整の流れを順に確認しましょう。
2-1.従業員から各種書類を集める(11月)
年末調整の対象となる従業員に必要となる各種書類を配布し、まずは年末調整で必要となる各種書類を集めます。基本的には11月下旬までに全ての書類が集まるよう、始める時期を調整してください。
・全員に提出してもらう書類
まず初めに、全員に提出してもらう書類については以下の通りです。
① 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与を支払われている従業員が、各種控除を受けるために必要となる書類です。扶養控除の部分については扶養家族がいない方もいるでしょうが、いない場合であってもその旨を記載して提出してもらう必要があります。
・該当者のみ提出する書類
また該当者がいる場合には以下の書類を別途提出する必要があります。
①給与所得者の保険料控除申告書と控除証明書類
生命保険や社会保険などに加入している場合であれば、①の書類を提出してもらう必要があります。またiDeCoなどの掛金がある場合でも所得控除が受けられます。提出された際にはその控除が現実に必要なものであることを示す証明書類も併せて添付してもらう必要があることを忘れてはなりません。
②給与所得者の配偶者控除等申告書
配偶者控除を受けられる場合には、②の書類を提出してもらう必要があります。配偶者控除については2018年に改正されており、適用要件は以下のようになります。
・所得金額が1,000万円以上であれば控除なし
・所得金額が900万円以下で、かつ配偶者の所得金額が38万円以下→配偶者控除は38万円
・所得金額が900〜950万円で、かつ配偶者の所得金額が38万円以下→配偶者控除は26万円
・所得金額が950〜1,000万円で、かつ配偶者の所得金額が38万円以下→配偶者控除は13万円
また配偶者特別控除の要件も変更されているため、提出された際には記入漏れがないか、内容に不備がないかなどを細かく確認しなければなりません。
③住宅借入金等特別控除申告書
住宅ローンを利用してマイホームを購入した方については、③の種類が必要になる可能性があります。基本的にこの控除については個人で確定申告をしてもらうのが一般的ではありますが、本人が希望すれば2年目以降は年末調整で控除を受け続けられます。
④前職での「源泉徴収票」
新たに転職した場合では退職後一ヶ月以内に、前職の源泉徴収票を受け取れます。転職した方が受け取る源泉徴収票も年末調整では必須の書類となるため、年度途中に転職してきた方がいる場合には11月以前であっても提出を促すといいでしょう。
従業員ごとに提出書類の種類や数が異なるため、書類が集まった時点で随時内容を確認していくとよりスムーズです。また従業員ごとに必要となる書類の種類については、年末調整以前にあらかじめ調べておくと業務がはかどります。
2-2.年末調整のための計算をする(12月)
従業員から書類を預かった時点で、次に年末調整のための計算を順次行なっていきます。
①課税給与所得金額の計算
②年調所得税額の計算
③年調年税額の計算
この計算については①→②→③の順番で行っていき、年末調整の計算が全て完了した時点で源泉徴収票の作成に進みます。
源泉徴収票については①本人への交付用、②税務署への提出用、③市区町村へ提出する給与支払報告書の3種類から構成されています。特に①の本人交付用は12月の給与明細とともに渡すことになりますが、これにより従業員本人も自身の源泉徴収額を知ることができます。
また会社によっては12月の時点で固定資産税の納付、納期の特例を利用している場合であれば住民税の納付が必要になる場合があります。こちらも忘れずに対応しましょう。
2-3.法定調書を作成して提出する(1月)
12月の時点で年末調整が完了しているはずですが年末調整した内容を元に、最後は年末調整に関する法定調書として以下の4種類を作成します。
①支払調書
会社が「誰に」「どのような内容で」「いくら支払ったか」を示す法定調書です。年末調整を行った翌年の1月31日を期限として、④の書類とともに税務署に提出します。
②源泉徴収票
これについては本人交付用として渡したものと同じ内容で、これも税務署に併せて提出します。
③給与支払報告書
会社から市区町村へと提出するのが③の法定調書です。これについては1月31日までに従業員が住んでいる市区町村へと提出する必要があり、これにより次年度分の住民税が決定されています。
④法定調書合計表
年末調整用に作成した各種法定調書の内容をまとめたものが④の法定調書です。これも①や②と同様に、税務署に提出しなければいけません。
また1月の時期は会社によって償却資産税の申告、あるいは納期の特例を受けていれば源泉所得税の納付も必要になるので注意しましょう。
3.年末調整にまつわる効率化のコツとは
従業員から集める書類の種類や数が膨大になりがちな年末調整ですが、最近では給与計算ソフトや会計ソフトも以前よりハイスペックになってきました。ソフト選びを上手くすれば年末調整の処理の一部が自動化できるようになり、業務の負担がかなり軽減できます。
また会社では経理担当者が年末調整を担当することになるかと思いますが、担当者の中でも事前に役割分担をすることで効率的に業務を進めやすくなります。年末調整の業務にあたる従業員が複数人いる場合には、そうした工夫をするだけでも業務の効率化を図れます。
そして年末調整では従業員ごとに該当する書類を渡して書いてもらう必要がある訳ですが、場合によってはどの従業員にどういった種類の書類を渡せばいいのかすぐに判断できない場合もあるかもしれません。そんな時には必要書類の種類を素早く判断できる質問形式のフローチャートを公開しているサイトがあるので、そのサイトからフローチャートを引用し、会社で導入してみるのも一つの方法です。
効率化のための一工夫として興味があれば、一度インターネットで検索してみるといいでしょう。
まとめ
税務署や各市町村への提出期限があり手続きに追われがちな年末調整ですが、「年末調整をなかなかスムーズに進められない」と悩む経営者の方もいるはずです。あるいは「年末調整についてもっと詳しく知りたい」という方もいるかもしれません。
そうした場合であれば資金調達マスターの無料相談サービスを利用することで、年末調整に関するお悩みも相談できます。また年末調整だけでなく、会社の資金繰りに関する内容についても併せて相談することができます。興味のある方はぜひ下記フォームよりお問い合わせください。