ファクタリング

2018/07/19

会社における経費の定義とは?どこまで経費で計上できる?

 

 

経費。この言葉は、「経費から落としておくよ」などとよく聞き慣れていることかと思いますが、サラリーマンの方でも、その仕組みが詳しく分からないという方も多いのではないでしょうか。

なぜなら、経費の計算を会社が行い、計上してくれる以上、サラリーマンの方には、仕組みを理解するのは無縁の話かもしれません。

しかし、近年、会社での終身雇用制度が廃止されたり、大企業でのリストラが起こるようになったりと企業が従業員の人生を守ってくれるような時代は終わりつつあります。

また、最近では、会社から離れ、自分で事業を興したり、フリーランスとして活躍する人が増えており、自分で確定申告をする人が多くなってきている状況です。

たとえ独立したとしても、確定申告をする際に経費のことを分かっていないと損することになりかねません。

変わりゆく時代の中で、自分の身を自分で守るためにも一度経費のことについて学んでみてはいかがでしょうか。きっとあなたの人生の中で役立つはずです。それでは、経費のことについて以下で説明していきます

 

 

経費とは?

 

経費とは、簡単に言えば事業を行う上で必要な費用のことを言います。

物を販売するために仕入れた商品や人を雇っている場合に支払われる給料、そして、仕事をする場所の家賃も経費扱いになります。

また、事業を拡大していくために人と会い会食をする機会もあると思いますが、それも経費で支払うことができます。

そして、個人事業主の場合は、生活と事業が密接に関係していることが多いので、どのようにして生活と事業を切り分ければいいのか複雑になりますが、生活は生活、事業は事業と切り分けて考えることが必要になります。経費になるのか、経費になるのか分からないという人が多いと思うので、それらは次の章で説明していきます。

 

経費とは、簡単にまとめると以下の通りになります。

  • 収入金額を得るために直接かかる費用
  • 給料、広告費など販売や管理するためにかかった業務上の費用

 

 

 

また、確定申告では、総収入から経費や各種控除を差し引いた額が「所得」となり、ここに税金がかかってきます。

つまり、経費が多ければ多いほど所得が少なくなるので、納める税金も少なくなるのですが、収入に対する経費の額があまりに大きすぎると税務署の確認が入ることもあります。

 

事業所得の算出方法は、以下の通りです。

 

年間総売上 – 必要経費 = 事業所得

 

領収書の保存期間は何年?

 

経費を計上するためには、領収書が必要になります。領収書は、いわば経費の証拠となるようなものになります。その証拠を整理し、保管しておくことが大切になります。

 

確定申告時には領収書を提出することは義務付けられてはいませんが、申告後も7年間の保管が義務付けられており、必要に応じては、税務署から提出を求められる場合もあるのでご注意下さい。

 

領収書の整理方法ですが、Excelやクラウドサービスにまとめておくだけでも十分ですが、領収書整理用のクリアファイルや収納ボックスを持ち、年度ごとに整理しておくと後から見直した時に分かりやすいのでおすすめです。

 

 

経費になるもの

 

経費として認められるものは、簡単に言えば「仕事に関係のある支出」になります。しかし、仕事に関係のある支出とは言っても、どのようなものが該当するのかわからない人も多いかと思います。そのため、経費として計上できるものを以下で事例を挙げて説明させていただきます。

 

・会食費

 

仕事上、取引先や社員と一緒に食事をする場合は、会議費として経費にすることが可能です。一人当たりの食事代が5000円以下ならば会議費、5000円以上ならば交際費として計上されます。なお、交際費は、年間800万円以下までならば全額非課税に、会議費ならば全額非課税になります。また、会社の宴会費等も事業に関連しているという理由があるのならば、交際費として、経費に計上されます。

 

・旅行

 

取引先と行うスポーツ観戦や旅行の費用、コンサートのチケット代は交際費に計上されます。また、社員の慰安のための旅行は、福利厚生費に計上されます。しかし、役員のみですと、交際費に出来ないため注意が必要になります。事業の売上に必要なものであれば、経費として利用できるのです。

 

・交通費

 

交通費も原則的に仕事に関連するものだけが経費として計上されます。例えば、取引先の社員の送迎や営業のための移動費などがこれに当てはまります。しかし、交通費に関しては、領収書がなくても計上することが可能なため、仕事に関するものであると説明するものであれば大丈夫になります。

 

個人事業主の場合、以上で挙げたもの以外にも家賃や光熱費なども経費に計上することができます。なぜなら、個人事業主の場合、自宅を仕事場として使用することがほとんどだからです。このような場合には家事按分を活用します。

 

 

家事按分とは?

 

個人事業主は、会社に属するサラリーマンとは異なり、事務所や自宅の家賃の支払いを事業経費とプライベートの支出を一体となって、支払う場合があります。このように事業とプライベートが混在した支出を家事関連費と言います。例えば、自宅で事業をしている方であれば家賃、電気代、ガス代、水道代、電話代、インターネット使用料金が家事関連費に含まれます。

 

家事関連費については、事業経費と家事費を合理的に按分し、事業費として認められる分のみを必要経費として計上できます。これを家事按分と言います。

 

 

 

経費にならないもの

 

経費として認められないものは、簡単に言えば「仕事に関係のない支出」になります。自分の趣味のものや友人との食事、生活費などのプライベートな支出は経費として落とすことが出来ません。経費として計上できないものを以下で事例を挙げて説明していきます。

 

 

・自宅の家賃

 

個人的に借りている自宅は当然ですが、経費に計上することは出来ません。しかし、自宅の借主を会社名義にして、契約することによって、家賃の50%~80%を経費に計上することが可能になります。また、会社の役員が家賃の20%~50%を支払っていれば、給与として課税される心配はありません。

 

・生命保険

 

経営者が個人的に加入している生命保険ならば、その保険料は、もちろん経費にはなりません。ですが、会社が契約者となり、経営者が被保険者となるように契約することによって、保険料の一部もしくは、その金額を経費として計上することが可能になります。この場合、保険金は、会社に支払われるので同額を会社から退職金として支給すれば、退職金は、経費として計上することができるようになります。

 

・スーツ

 

スーツ代は、税務調査で調査官から経費として認められないと指摘されるものになります。もちろんスーツは、仕事で使用しますが、経費として扱われないのです。スーツ代は一般的には、家事費として考えられ、事業の経費として計上することが出来ません。理由としては、以下の通りとなります。

 

  • 誰もが必要とする。
  • その種類、品質、数量等は個人の趣味嗜好によって、かなりの差異がある。
  • 耐用年数についてもかなり個人差がある。

 

このような理由からスーツ代は、家事費として考えられ、経費として計上することは出来ないのです。

 

しかし、作業着や制服のように、着用を命じられ、職務遂行以外では着用できないようなものに関しては、勤務に必要なものとして事業の経費として計上することができます。

 

 

・ベビーシッター

 

最近、問題となっているのは、ベビーシッター代が経費として認められないことです。もう一度経費について、おさらいしましょう。どんなものが経費として認められるのでしょうか。それは、「所得の総収入金額に関わる売上原価、その他、当該総収入金額を得るために直接的に必要とした費用の額及びその年における販売費、一般管理費、その他、これらの所得を生み出すために生じた費用」に限り、必要経費になりと定められています。ベビーシッター代がこれに該当するかというと、現場の国税庁の規定では、業務に直接関係がないので必要経費にはならないというのが結論としてあります。

 

必要経費の範囲については、裁判でも争われていますが現在の規定だとベビーシッター代は、必要経費として認められることが難しいのが現状の課題としてあります。理由としては

税法は、個人事情を考慮していないからです。

 

 

 

まとめ

 

経費は、主に事業に関連しているかどうかで計上されるか否かが決まります。経費を増やせば、課税される所得が減り、結果的に税金を安く抑えることが可能になります。ですが、節税をするためにいくらでも経費を使っていいというわけではありません。決済前に経費を使用し、利益を減らそうとする人は多くいますが、それはあくまで利益が多かった場合のみとなります。利益が上がっていないのに経費を増やしていくようなことがあると、赤字になってしまう場合もあるのです。確かにこの場合だと税金は払わなくていいかもしれませんが、銀行などの金融機関からの融資が受けられないリスクが高くなってしまいます。融資が受けられなくなれば、事業を存続できないなどの損失を被ることにもなりかねません。そのため、初めからリスクを考え、慎重に経費を使っていく必要があるのです。

経費を捻出するために新たな資金調達を必要とする場合もあるかと思います。資金調達を確実に行うには多くの知識が必要になります。独学も経営の未来を支える大切な学び方ですが、専門家に相談することが正しい知識を身につける何よりの近道です。 

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