はじめに
会社を経営するためには支出がどれくらいあるかを正しく把握することが必要ですが、そういった会社経営に直接必要とされる支出のことを経費と言います。この経費を管理する際には各項目で種類別に分類しなければなりません。そして分類した経費を計上することによって会社の支出がいくらあるかが分かるとともに、経費計上することで一定の節税効果が得られます。
この記事ではそんな会社経営にとって必要不可欠な経費の項目について解説します。またこの記事では「経費の勘定科目を項目ごとに解説」の内容を抜粋しています。
1.経費かどうかの確認方法とは
冒頭で会社の支出のことを経費と言うと前述しましたが、より詳しく言うと会社経営に直接的にかかった費用だけを経費として計上しなければなりません。例えば業務上での支出以外にもプライペートでの支出まで経費として計上することは違反行為と言えます。そのため個人事業主の方ではプライベートと仕事の線引きが曖昧であり、どこまでの支出を経費計上するべきか分かりにくいかもしれません。
経費かどうかを確認する際には、「売上との結び付きを明確に説明できるか」という観点から判断するといいでしょう。基本的には法律上で明言された経費の項目についてのみを経費計上しておけばまず間違いありませんが、会社経営とは無関係の費用についてまで経費計上することで時として税務署からペナルティを課されることもあります。その点は注意するべきでしょう。
2.経費の項目とは何か
会社の支出を適切に管理するためには経費を各項目で分類する必要がありますが、基本的には種類別に分ける際に端的に内容を示す項目名のことを「勘定科目」と言います。この勘定科目こそ経費の項目であり、経費を誰が見ても分かりやすく情報整理することに役立ちます。
3.経費の項目の分類とは
経費を正しく分類するためには、まず経費の項目そのものについて覚えておく必要があります。経費の項目を覚えておけばどういったものが経費として計上できるかの参考にすることができるので、ある程度の目安として確認しておきましょう。
・租税公課
「租税公課」とは、経費に該当する税金や公的な負担金のことを指します。
「租税」は、国や地方に納める税金です。印紙税や収入印紙、登録免許税、自動車税、固定資産税などが該当します。「公課」は、各公共団体に納める交付金や会費といった、公的な課金・負担金です。印鑑証明書や住民票の発行手数料、商工会議所や協同組合、町内会などの会費・組合費などが含まれます。
なお、法人税や住民税など所得から支払われるものや、各種加算税・加算金、延滞税・延滞金、過怠税など法律違反に対する加算金・延滞金、交通違反の罰金などは、租税公課に含まれません。
・広告宣伝費
「広告宣伝費」とは、商品やサービスを販売するために必要な費用です。新聞や雑誌などメディアへの掲載料、宣伝に使用するためのウェブサイト制作費などが該当すると考えればいいでしょう。
広告宣伝費のポイントは、宣伝の対象が不特定多数であることです。慰安、接待、贈答などを伴う宣伝は、広告宣伝費ではなく「交際費」に振り分けられます。
・販売促進費
「販売促進費」は、製品やサービスの売上を拡大・促進するためにかかる費用です。混同しがちな広告宣伝費とのあいだに明確な区分はありませんが、販売促進費は、販売促進のためのキャンペーン費用、店頭POP・ポスターの作成費用、無料サンプルの費用、販売手数料など、直接的な販売促進のためにかかった費用になります。
・修繕費
「修繕費」は、建物や機械など固定資産を修繕する際に発生する費用です。修繕費として認められるためには、点検や管理などのための費用であること、原状回復のための費用であること、定期的な修繕にかかる費用であることといった条件があります。
・人件費
「人件費」とは、雇用契約に基づき、労働の対価として従業員に支払われる費用全般のことを指します。従業員への給与、賞与、退職金といったものが経費となり、住宅手当、役職手当なども含まれます。
・福利厚生費
全社員が使用できる制度に必要で、常識の範囲内の支給額であれば「福利厚生費」として計上できます。具体的には、社宅の賃料、通勤定期代、慶弔見舞金、慰安旅行、忘年会や新年会の費用などが福利厚生費にあたります。
ただし、社員の一部を対象とした旅行やレクリエーションなどは給与とみなされてしまい、経費に該当せずに課税対象となる場合があります。
・外注費
外部の業者や個人事業主と業務請負契約を結び、業務の一部を発注した場合にかかる費用を「外注費」といいます。外注費は請負契約、またはこれに準ずる契約に基づいた労働の対価であると覚えておきましょう。
・減価償却費
長期間にわたって使用する建物や機械などの資産を購入した場合、耐用年数に応じて少しずつ費用として計上していくことができます。このときの費用を「減価償却費」といいます。
例えば、耐用年数は、普通車なら6年、事務机やいすなどは8年、パソコンは4年といったように定められています。
・繰延資産
費用の中には、効果が1年以上の長期にわたって発揮されるものがあります。そのような費用は「繰延資産」として計上し、適切な期間で費用を配分することができます。つまり、本来ならば費用に該当する支出を、資産として繰延資産に分類することで、支出を減らして利益を増やすことができるのです。
繰延資産には、創立費、開業費、株式交付費、社債発行費、開発費などのほか、固定資産を利用するための費用、建物・設備を借りたり使用したりするための費用、同業者などの団体への加入費用などを計上することができます。
・消耗品費
「消耗品費」とは、取得価額が10万円未満、または使用可能な期間（法定耐用年数）が1年未満の消耗品を購入した際の費用です。
例えば、文具やプリンターのインクカートリッジなどが該当します。デスクやパソコンといった固定資産にあたるものでも、価格が10万円に満たなければ、消耗品費として経費計上ができます。
・雑費
消耗品費との区別に悩むケースが多いのが、「雑費」です。雑費には、明確な定義がありません。ほかの科目に該当しない費用や、一時的・臨時的な費用を雑費として計上するケースが多いでしょう。
・交際費
「交際費」は、事業関係者などとの飲食代で、会議や打ち合わせ目的の場合に限り、経費として計上できます。飲食費のほかに、事業用の茶菓子代、贈答品の費用、お中元・お歳暮の費用、仕事で関わりがある人の結婚式のご祝儀代なども該当します。
接待交際費には得意先や取引先など、外部との関わりによって生まれる費用というイメージがありますが、会社の役員や従業員をはじめとする事業に関わりがある人に対する支出も含まれます。
ただし、交際費は線引きが難しいため、税務署からのチェックもきびしい傾向がありますので、「売上に結び付くかどうか」ということを意識して判断するようにしましょう。
・旅費交通費
「旅費交通費」には、会社の業務で使った交通費や、出張時の交通費・宿泊費が該当します。
・研究開発費
「研究開発費」には、仕事のために参加したイベント費用や、セミナー受講費などが該当します。
・新聞図書費
「新聞図書費」とは、事業を行う上で有用な新聞や書籍、雑誌などを購入するための費用です。図書カードや地図、資料用のDVD、情報サイトの会員料金なども含まれます。
・通信費
「通信費」は、電話代やインターネット料金のほか、切手代・送料といった郵便料金などを指します。はがきや便せんは「消耗品費」、電話やコピー機などのリース料は「賃借料」や「リース料」に分類されますので注意しましょう。また、郵便局から送る祝電やお悔やみの電報は、通信費ではなく「交際費」となります。」
4.法人カードの活用によるメリットとは
会社の経費を管理する際にかかる人件費を削減するために利用できる方法として、法人カードを活用するという方法があります。
法人カードであれば「利用明細書」が一覧として表示されるため、毎月どれだけの経費がどのタイミングでかかったかを簡単に把握することができます。また利用明細書があればそのデータを経理ソフトで読み込むことで項目の分類がしやすくなりますし、手入力による人為的なミスを防止することにも役立ちます。
特に個人事業主の方では経費の項目を分類したところで、プライベートと仕事のどちらで発生した費用かが分かりにくいという側面があります。しかしその点は法人カードを活用することで、プライベートと区別して経費を正しく把握することができます。
経費を清算するためには経理担当者が毎月目視で伝票を確認し、その内容をデータ入力して集計をとっていく必要があります。それだけでも膨大な伝票を処理していくのに多大な時間や手間がかかりますし、毎月分の「経費精算書」を作成すること自体が従業員の負担になってしまいます。
法人カードを活用すればそういった無駄を削減できるだけでなく、ひいては会社のキャッシュフロー改善にもつながります。現金管理を単純に済ませるためにも法人カードの活用を検討する価値はあると言えます。
まとめ
経費の項目を分類する上で特に注意したいのが、業務上で直接必要になった支出以外は経費に加えてはならないということです。一部の会社ではプライベートの費用についてまで経費計上している部分もありますが、税務調査が入ってしまうと業務上で必要になった証拠を揃えたり税務署の職員と交渉したりと、余計な手間や時間がかかってしまいます。
経費が多いほど節税効果があることは分かりますが、不要なトラブルを招かないよう正しく経費精算することが肝心です。そのためにはどういった経費の項目があるかを把握し、場合によっては法人カードを活用しながら経費の適切な取り扱いを心がけていかなければなりません。