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2020/03/30

オリンピック延期後も有益なテレワークで始めるコロナ対策とは

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はじめに

東京オリンピックが来年7月まで延期されるというニュースが発表されたことで、国内での新型コロナ感染を収束させることが国全体としての喫緊の課題となりました。新型コロナ対策として企業がやるべきことはさまざまありますが、そのうちの一つとして検討したいのがテレワークの導入です。現在日本では企業内での会議や集会を自粛していることで、多人数が集まり今後の方針を決める場を作りにくい環境下にあります。しかしテレワークを導入すれば密閉空間に多人数が集まらなくても会議や集会ができますし、従業員が自宅に滞在しながら働けるため新型コロナの感染拡大防止策としても非常に有益です。
この記事ではそんなテレワークの導入にかかる費用や利用可能な制度、さらにはスマートフォンやパソコンの衛生管理について解説します。

1.テレワークを実際に導入している企業の具体例とは

元々は東京オリンピック開催にあたり公共交通機関の混雑が予想されるという点から、時差出勤やテレワークの導入が政府によりに推奨されていました。現在は東京オリンピックこそ延期になったものの、新型コロナが未だに猛威を振るい続けています。
感染拡大に歯止めをかける意味でも有益とされるテレワークですが、実際に導入している企業はどれくらいあるのでしょうか。この章ではまず、国内ですでにテレワークを導入している企業について確認しておきます。
北海道北見市にある「テレワークマネジメント」の報告によれば、新型コロナ対策としてテレワークをすでに導入している企業は120社あると言います
その中には国内でも大企業として知られるNTTグループやトヨタ自動車、パナソニックなどが挙げられています。これらの企業については雇用従業員数が多いこともあり、企業主体で新型コロナ対策を徹底していることがうかがえます。
また大企業以外にもクックパッドや千葉ロッテマリーンズ、オトバンクなどもテレワークを導入しています。
テレワークを企業として導入することで、従業員らが朝の満員電車という密閉空間で感染危機に晒されるリスクが劇的に減らせるのが最大のメリットです。また企業としても売上を維持するため社内で営業に関する業務を滞らせずに済みますし、テレワークでの会議であれば新型コロナの社内感染を予防することができます
企業の存続ならびに従業員の生命を守る意味でも、テレワークの導入は国内企業全体として検討すべき課題であると言えます。

2.テレワーク導入にかかる費用とは

しかし未導入の企業の中には、「新型コロナで売上が落ち込んでいる状況で、さらに費用負担が増えるのはきつい」と感じるところは恐らくあるはずです。それでは実際に企業としてテレワークを導入しようとした場合、どの程度の費用負担が発生するのでしょうか。
企業としてテレワークを導入するためにはまず、「テレビ会議システム」もしくは「Web会議システム」を導入するのが一般的です。以下でそれぞれの場合にかかる費用について見ていきましょう。
①テレビ会議システムの場合
テレビ会議システムを導入したいと考えた場合、必要となる物品は主にカメラおよびマイクを内蔵した専用ハードウェアとなります。ハードウェアを購入することになりますが場合によっては後者よりも費用面を安く抑えることができ、一般的にかかる費用としては以下の通りです。
・初期費用10万円
・専用ハードウェア導入費30万円
・システム利用料5万円(月額制)
つまり初年度でおよそ100万円はかかる計算となります。そのため資金繰りにある程度余裕のある企業でもなければ、早期の導入がなかなか難しいことは確かです。またテレビ会議システムの場合では場所が限定されてしまうデメリットもあるため、現在ではWeb会議システムによるテレワークの導入が主流ではあります。
②Web会議システムの場合
Web会議システムの場合であれば専用ハードウェアの用意も不要で、従業員が普段使っているスマートフォンやパソコンを利用して実施できます。人数次第では費用面を安く抑えてテレワークを導入できるため、資金繰りにあまり余裕のない中小企業でもおすすめです。
そんなWeb会議システムで一般的にかかる費用としては以下の通りです。
・初期費用10万円
・システム利用料1万円(月額制)
・使用端末ごとのアプリ利用料1万円(1台あたり/月額制)
仮に従業員50人規模の企業でテレワークを導入するとした場合、初年度で622万円かかる計算となります。人数が少ない場合でも年間で見るとかなりの金額にはなってくるため、その点は注意が必要です。

3.テレワークを導入するメリットとは

これだけ見るとかなり割高にも見えるテレワークですが、導入することにより以下のメリットが得られます。
・企業として業務の傍ら、新型コロナ対策を兼ねられる
・社内感染を予防しながら、会議や集会を開ける
・遠隔地でも従業員を雇用できるため、優秀な人材を確保しやすい
・通勤時間を短縮できるため、従業員のワークライフバランスを保ちやすい
・企業のコスト削減につながる
現在は新型コロナ対策に関連したメリットが重要視されていますが、テレワークを導入することにより上記のメリットが得られることになります。企業としてはコスト削減できる点や優秀な人材を確保しやすい点で重宝するはずです
また従業員からしても通勤時間が短縮できるのでプライベートの時間が長くなり、結果的にはWin-Winの関係性を築くことに役立ちます。

4.テレワーク導入で利用可能な助成金とは

企業にとっても従業員にとってもメリットのあるテレワークですが、新型コロナの影響もある以上は可能な限り費用負担を安く抑えたいと考えるのも当然の話です。また現在では新型コロナ対策のためのテレワーク導入助成金も創設されています。以下で従来のものと新型コロナ対策用の助成金と、それぞれの場合でどのように条件が違うか確認しておきましょう。

4-1. 時間外労働等改善助成金(テレワークコース)

令和2年度については4月からの募集を予定しており、概要としては以下の通りです。
・支給対象要件
「(1) 労働者災害補償保険の適用事業主であること
(2)次のいずれかに該当する事業主であること
①資本金5,000万円以下かつ従業員数50人以下の小売業(飲食店含む)
②資本金5,000万円以下かつ従業員数100人以下のサービス業
③資本金1億円以下かつ従業員数100人以下の卸売業
④資本金3億円以下かつ従業員数300人以下のその他業種
(3) テレワークを新規で導入する事業主であること
→試行的に導入している、またはテレワークを継続して活用する事業主であること
(4) 時間外労働の制限その他の労働時間等の設定の改善を目的として、在宅又はサテライトオフィスにおいて、就業するテレワークの実施に積極的に取り組む意欲があり、かつ成果が期待できる事業主であること」
・支給額
成果目標の達成状況により変動する
①達成した場合
補助率:経費のうち3/4まで
1人あたりの上限額:20万円まで
一企業あたりの上限額:150万円まで
②未達成の場合
補助率:経費のうち1/2まで
1人あたりの上限額:10万円まで
一企業あたりの上限額:100万円まで
成果目標の達成条件や評価期間などの詳細について知りたい場合は、以下の厚生労働省ホームページを確認してください。
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/telework_10026.html

4-2. 新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース

その一方で新型コロナ対策用の助成金の概要は以下の通りです。
・支給対象要件
「事業実施期間中に
 ・助成対象の取組を行うこと
 ・テレワークを実施した労働者が1人以上いること」
・支給額
補助率:1/2(1企業当たりの上限額:100万円まで)
・助成対象となる企業の実施期間
令和2年2月17日~5月31日
前者である従来のものと比較すると、今回の新型コロナ対策用の助成金がいかに要件緩和されているかが分かるはずです。詳しくは以下の厚生労働省ホームページで確認してください。
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/syokubaisikitelework.html
新型コロナ対策としてテレワーク導入を検討する際には、後者のものを選択すると企業としての負担を軽減できます。

5.テレワークのための衛生管理とは

特にWeb会議システムを利用したテレワークでは、従業員が所有するスマートフォンやパソコンを利用することになります。ただしこうした通信機器についても定期的なクリーニングが必要です。具体的にはどうするのが適切なのでしょうか。
・スマートフォンの場合
まずスマートフォンの場合では以下の手順で行います。
①スマートフォンから外部電源やデバイスなど全て取り外す
②糸くずのつかない布を水で湿らせ、スマートフォンの外面を清拭する
③この時に開口部から水分が入らないように注意する
・パソコンの場合
またパソコンの場合でも、以下の手順でクリーニングをする必要があります。
①使い捨てグローブを装着し、電源をOFFにしたパソコンの外部デバイスやワイヤレスキーボードなどを全て取り外す
②マイクロファイバーでできた布をイソプロピルアルコール70%:水30%で薄めた消毒液で湿らせ、表面を軽い力で清拭する
③十分乾燥させてからアンモニアを含まないガラスクリーナーでディスプレイを再度清拭する
スマートフォンの場合では水で湿らせるだけでも十分ですが、パソコンの場合と同様の消毒液で清拭しても特に問題ありません。ただしスプレー式のクリーナーや研磨剤などは故障の原因になるので絶対に使用してはいけません

まとめ

新型コロナ対策として有益なテレワークは、新型コロナ収束後も働き方改革の一方針として継続利用すれば企業にとってもメリットはあります。また来る東京オリンピックに備えての対策にも役立つため、まずは新型コロナ対策としてテレワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。