売掛金とは
売掛金とは、商品や製品の販売、サービスの提供など通常の営業取引により発生した未収金を表す勘定科目です。
一言で説明するならば上記のようになりますが、これだけではイメージがつかみづらいため、現実に行われている一般的な営業活動をふまえて具体的に説明します。
営業取引として、商品や製品などのモノ、あるいはサービスを販売先に提供する場合、1取引ごとに対価として現金を受け取るならば、仕訳上はこのやりとりは
(現預金) / (売上)
として表現されます。1つモノまたはサービスを提供するたびに、対価として現金を受け取っているならば、売掛金が発生することはありません。
しかし、現実にはある取引先に対して大量の取引を反復継続的に行う場合、取引ごとに対価として代金を受け取るようなやりとりを行うのは非常に面倒です。
そのため、1取引ごとに対価として現金を受け取るのではなく、例えば月ごとに取引金額をまとめて請求書を発行し、翌月末までに一括して取引対価を支払ってもらう方法が一般的な商慣行です。
このような取引を行う際に、会計上はモノまたはサービスを取引先に引き渡したタイミングで売上を計上しますが、対価となる現金は受け取っていないことになります。
この時に、仕訳上貸方に計上される売上の相手勘定となるのが売掛金です。つまり、取引ごとに計上される仕訳は
(売掛金) / (売上)
となります。売掛金は、モノやサービスの対価としての現金を受け取る権利、いわゆるツケのことを会計上で表現したものとなります。
売掛金は、取引の対価としての現金を受け取る権利ですから、貸借対照表上は資産科目となります。後日、支払期日までに現金が正常に支払われた場合、
(現預金) / (売掛金)
という仕訳がなされ、売掛金が相殺されることになります。
売掛金は取引ごとに現金を受け取らない掛取引の際に発生する勘定科目です。取引ごとに代金の決済が行われないので、現預金が回収できないおそれがある取引ですが、現実には現金取引よりはるかに一般的な取引となっています。
では、なぜ商慣行上で掛取引が一般的とされるのでしょうか。
事業を立ち上げた直後でキャッシュの不安がある場合や、新規の取引先とやりとりを行う場合などは、売掛での取引ではなく現金取引が行われることがあります。
前者の場合は、自らが資金面で安定しておらず一刻でも早く現金を回収したいですし、後者の場合は本当に支払期日までに対価として現金を受け取ることができるのか不安があるからです。
しかし、事業が安定し、取引先との関係が構築され支払いに対する信頼性を得られた場合、取引ごとに現預金のやりとりをするのは、自らにとっても取引先にとっても面倒です。取引先は同じ価格で取引するなら、いちいち取引ごとに現金を用意しなければならない現金取引よりも、資金をすぐに用意する必要がなく、事務手続きの簡便な掛取引を選ぶのは間違いありません。
また、販売する側にとっても、いちいち取引ごとに現金を受け取るよりも、十分に代金回収に対する信頼性がある取引先に対しては、一定期間の取引をまとめて対価を請求する方が事務手続きもより楽になります。
そのため、商慣行として掛取引が一般的に行われています。そして、掛取引を行う場合の会計上の売上の相手として、売掛金という概念が使われています。
売掛金は未回収の代金を受け取る権利を表しますが、似たような勘定科目に未収入金があります。
未収入金も、未回収の代金を受け取る権利を示すという意味で売掛金と共通していますが、売掛金と未収入金は全く意味の異なる勘定科目です。
その違いは何かというと、売掛金の定義でご紹介したように、売上金は通常の営業取引から発生する未収金ですが、未収入金は通常の営業取引以外から発生する未収金だということです。
売掛金は、事業の主たる活動であるモノやサービスの提供の対価として発生する、現金を受け取る権利です。
一方、未収入金は保有する有価証券や設備、車両、土地などを売却した際の対価となる現金を受け取る権利をさします。
有価証券や固定資産の売却は、事業の主たる活動ではなく、余裕資金の運用や営業以外での資金調達のために行われます。
このような営業活動以外で後に現金を受け取る権利が発生した場合、売掛金ではなく未収入金が使われます。
買掛金とは
買掛金とは、商品・原材料の仕入や営業活動のために受けた役務提供により発生した未払い金を表す勘定科目です。
売上に関連する科目であった売掛金と対照的な立場にあり、売上原価に関連する掛取引で発生する現金を支払う義務が買掛金です。
具体例に関しても、売掛金と売上の関係が買掛金と仕入の関係にそのまま当てはまります。
原材料・商品や役務提供の対価として、1取引ごとに現金で決済する場合には
(仕入) / (現金)
という仕訳を切って、仕入取引を会計上認識します。
しかし、大量の取引を反復継続的に行う場合、月末締め翌月末払いのような支払い条件をお互いに了承したうえで、掛取引が行われます。仕入を行ったタイミングで現金の動きはありませんが、会計上は仕入先からの納品時に仕入取引を認識する必要があります。この時に、
(仕入) / (買掛金)
という仕訳をもって、仕入したことを会計上反映させるとともに、将来仕入取引の対価としての現金を払う義務である買掛金を相手勘定にします。買掛金は計上した側にとっては債務にあたりますから、貸借対照表上は負債科目となります。
そして、一定期間の取引をまとめて請求書が送られてきて、それをもとに取引の対価を支払うこととなりますが、支払のタイミングで仕入先に対する債務が消滅するため
(買掛金) / (現預金)
という仕訳によって、現預金の減少と仕入債務である買掛金の消滅を認識します。
買掛金は営業に係る仕入取引の際に発生する負債項目ですが、それ以外にも将来的に現預金を支払う義務を表す勘定科目が存在します。
それが未払金です。買掛金と未払金はともに将来的に現金を支払う義務を表しますが、仕入取引によって発生する債務を示すのが買掛金、仕入取引以外の取引によって発生する債務を示すのが未払金です。
先ほど、売掛金と未収入金の違いは債権が生じた取引が営業取引かそれ以外の取引かで区別されると解説しましたが、買掛金と未払金は売掛金と未収入金とは少し関係性が異なります。
買掛金は、営業取引の中でも仕入取引から生じる支払い義務を示す債券です。
一方、未払金は、固定資産や有価証券の購入といった営業取引以外の取引から生じる債務を示すほかに、仕入取引以外の本来の営業活動に関わる取引で生じた債務のうち、対価の支払いを行っていない債務で、支払金額が確定しているものが含まれます。
営業取引以外の取引から生じる債務に関しては、売掛金と未収入金の関係と全く同じですが、未払金は「仕入取引以外の営業取引」から生じた「支払金額が確定している」債務が含まれます。
「仕入取引以外の営業取引」とは、水道光熱費や宣伝広告費、支払手数料など販売費・管理費に係わる取引です。営業取引の成果を表す営業利益のうち、収入面は基本的に売上高のみから構成されますが、費用面は売上原価とともに販売費および一般管理費、いわゆる販管費の2つで構成されています。このうち、売上原価に係わる債務が買掛金、販管費に係わる債務が未払金と区別されているのです。
未払金のもう一つのポイントは「支払金額が確定している」債務であるということです。例えば、ある会社に広告宣伝のポスターの作成依頼をし、ポスターの納品とともに請求書を受け取りその支払が掛取引だった場合、役務提供を受けているものの対価の支払いは行われておらず、その上で対価の金額が確定していますから、
(広告宣伝費) / (未払金)
上記のような仕訳で、費用とそれに対する債務を認識します。
売掛金の運用方法
掛取引は、取引の都度現金のやりとりを行うよりも事務手続きの負担軽減や購入側の資金面の観点から、便利な取引形態です。
しかし、商品を販売してから対価となる現金を回収するまで1か月から長くなると数か月かかることから、代金回収を漏らすことなく適切に行うことができないと、事業上のリスクが大きくなります。
では、代金の回収不能リスクを回避するために、どのように売掛金を管理・運用すればよいのでしょうか。
まず、日々の取引の中で重要となるのは、得意先ごとの売掛金残高を把握するために、売掛金管理台帳を作成することです。
掛取引では一定期間の取引をまとめて請求を行いますが、総勘定元帳では掛取引のたびに取引内容を転記する必要はなく、締め日後に作成した請求書をもとに一括して仕訳を計上することで、事務作業を軽減することが可能となります。
しかし、この場合は総勘定元帳に計上されるのは取引の合計金額のみとなり、得意先ごとの詳細な取引内容を知ることができません。
そのため、総勘定元帳とは別に得意先元帳を作成し、得意先ごとに取引の都度、その内容を記入しなければなりません。得意先元帳を作成することで、各得意先に対する売掛金残高の内訳を把握することができます。
そして、通常は得意先ごとに現金の回収期限が決められていますので、得意先元帳で確認できる各得意先の1か月ごとの売掛金残高を売掛金管理台帳にまとめることで、支払期日を超えた売掛金残高が残っていないかをチェックできます。
このように、会計のもととなる総勘定元帳の他に得意先元帳を作成し、売掛金管理台帳で残高を把握することが、売掛金の回収不能リスクを軽減するために非常に重要になります。
そして、得意先ごとに取引の詳細や売掛金残高を把握することは、スムーズな請求につながります。
掛取引を行う場合は、一定期間(通常月次)で行う請求書の作成・発行が正しく行われないと、取引の対価を正当に受け取れないばかりか、得意先との信頼関係が損なわれる危険性があります。
販売活動が問題なく行われていたとしても、請求活動が正しく行われないと、営業活動自体が立ち行かなくなってしまいます。
得意先ごとの売掛金残高を正確に把握することは、代金回収リスクの軽減だけでなく、会社や事業の信頼度を保つことにもつながります。
ここまでは、売掛金残高の管理について説明しましたが、掛取引を行う場合に取引の管理以上に重要なのは、掛取引を開始する際に売掛金の上限や回収方法の取り決めを正しく行うことです。
掛取引を新規に行う場合、まずは得意先の信用調査を行って、代金の支払いを後回しにしても確実に回収できるという信頼が置ける取引先であることを確かめます。
そのうえで、取引先ごとに両者の合意のもと与信限度額を設定します。
与信限度額を、得意先の規模や資金面の安定性をもとに正しく設定しないと、代金回収が行えなくなるリスクが増加します。
もちろん、与信限度額を決定したら契約書等の文書で両者の合意が形に残るようにします。
与信限度額を設定したら、その限度を超えるような取引が行われていないか、売掛金管理台帳で確かめることが大切です。
せっかくリスクを軽減するために与信限度額を設定しても、売上が上がるからといって与信限度額を無視して取引を行ってしまえば、販売はできたが代金回収ができなくなるケースが発生してしまいます。
これでは、本末転倒ですので、一定期間の取引が与信限度額に収まっているかどうか、すぐに確かめられるようにしなければなりません。
もしも、与信限度額を超える取引を行いたいと得意先から申し出があったとしたら、前もって売掛金残高の一部を回収する、あるいは与信限度額を超える取引については現金取引にするなどの工夫が必要です。
掛取引を行う場合には、与信限度額を正しく設定し、日々の取引をまとめた売掛金管理台帳を使って与信枠内で取引が行われているかどうか監視します。
そして、正しくまとめられた売掛金管理台帳をもとに請求書を作成し、過不足なく代金を回収できるようにしなければなりません。
最後に、それでも売掛金が回収できなくなった場合の備えを紹介します。
実際に貸し倒れが発生してしまった場合は、弁護士や行政に頼ることで少しでも多く代金の回収を図ることになりますが、会計上で回収に備えることもできます。
それが、貸倒引当金の設定です。会計上は、代金が回収できなくなるリスクを前もって反映させるため、過去の貸倒実績率などをもとに貸倒引当金を計上する必要があります。
貸倒引当金を正しく計上することで、会計上では前もって貸し倒れが発生した時の損失を認識することができ、実際に貸し倒れが発生してしまった場合の一時的なインパクトを軽減することができます。
ただし、貸倒引当金は会計上と税務上で計上できる金額が異なっていることに注意する必要がありますので、これだけは重々覚えておきましょう。
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