社会人にとって一度は耳にしたことがある単語である“経費“
個人事業主、フリーランスの方達にとっては経営、仕事をしていく際には必ず必要な知識の一つでもあるので聞き慣れた単語でしょう。
アレもコレも経費！？どこからが経費なの？
経費の定義として一般的には事業に関わる、事業を行う上での必要な費用とされています。
自営の洋服店で例えるならば、先ずは店舗を借りるための家賃、その店舗で働くショップ店員のお給料、洋服を陳列するための棚やハンガー、さらには商品となる販売するために仕入れたシャツやズボンなどの洋服。
こうした身近なお店であっても挙げると数え切れない程多くのものが必要な費用、経費ということになります。
では企業だとどうでしょう？
社員へのお給料は言うまでもなく交通費、デスクワークであれば机や椅子、ノートパソコン、接待など取引先との食事代なども交際費、経費ということになりますね。
こうした日々働く上で使用する物のほとんどが経費とされますが、洋服店で仕入れた洋服であれば、売れることが使用すること、売れ残っていることが使用していないということとなります。
いずれ使用するであろうと購入した物でペンやホッチキスの針などの消耗品を大量に余っているなども実は、使用している、使用していないとでは経費として認められないことがあり
“使用していること“が基本的なルールとしてあるので注意が必要です。
賢く使う経費の具体例
ではなぜ会社が経費として負担してお金を払ってくれるのでしょうか？
経費は税金の控除対象となるので簡単に言えば経費を多くすることで会社として支払う税金が少なくすることが出来るのです。
これはいわゆる節税と呼ばれるもので方法は様々ですが、社員の生活に関連する費用を会社が経費として負担する代わりに、その分の額を差し引いた給与にするために低く抑えることで従業員の生活は変わらず、会社は節税ができるという訳です。
しかし、何から何まで経費として負担してしまうと最終的に会社としてはマイナスになってしまう場合があります。
ここで、経費の使い方としてある有名な例を紹介してみましょう。
ひと月の売上げが１０００万円のパン屋さんがあるとします。
お店の光熱費や家賃、パンの材料費など諸々の費用を経費として９００万円、利益が１００万円とすると納税額が４０万円で実際に手元に残る金額は６０万円です。
しかし、パン屋さんの店主が新たに最新式のオーブンを１０万円で購入したとします。
そうすると単純に経費は９００万円プラス１０万円なので９１０万円となります、さらに納税額が４０万円だったのに対して３６万円になります。
そして手元に残る金額が５４万円となりますが、もう一つ設備として１０万円のオーブンを購入しているので５４万円プラス１０万円で実質６４万円分が手元に残ったと言えます。
これはあくまで一つの例なのですがいかがですか？オーブンを購入するのとしないのとでは手元に残るお金は前者と６万円違いますが、お店の物として最新式の設備を導入できて商品であるパンの品質が向上するうえ、納税額を４万円分少なくできている後者と前者でどちらが賢明なのかは明らかでしょう。
また、一概には言えませんが、オーブンは大切に扱っていれば消耗品としての使用期間は延びます、これを粗末に扱ってしまうとその分使用できる期間が縮んでしまうのでせっかく経費として購入したものが勿体無いですよね。
経費で購入する設備や備品は用途ももちろん強度など製品としての性能もしっかりと考慮して購入すると良いかもしれませんね。
雇われ会社員と個人事業主、フリーランスの経費の違いとは？
会社員の方は勤めている会社に財務部や法務部という管理をする部署があり、そこにその都度領収書を提出することで経費として落とせるか否かが判断されるので比較的に単純です。
一方でフリーランスの方だと自宅が住居兼オフィスの方も多いそうですが、この場合は家賃や光熱費、インターネット代も経費とし、上記での売上げ、経費、利益、納税額の計算なども全て自らが算出するか、税理士に料金を支払って代行してもらわなければなりません。
その分確定申告の際に融通が利くので手元に残る金額も頭に入れて計算することができ、フリーランスの多くはこれを加味して一つの案件のギャランティ＝給料として引き受ける仕事を選ぶ、数を調節するといったことをされているそうです。
実際にスーツは経費で落とせるのか
事業に関わる、事業を行う上での必要な費用としての定義からすると直接的であっても間接的であっても
売上を上げるためでなければ経費としては認められないということになります。
経費か否か、その境界線とは？
単に友人と喫茶店で近況報告をするためにお茶を飲んでいるだけだと各自のポケットマネーからの支出ですが、この友人との会話の中で仕事の相談をした、新たに仕事を紹介してもらったなどの内容ということであれば取引先との打ち合わせとも言えます。
この場合はもう立派なお仕事になるので事業を行う上での必要な費用として経費で落とせる、経費として認められる場合もあるようです。
場合によっては認められない、経費の落とし穴
では本題であるスーツは経費で落とせるのか、答えとしては勤めている企業の基準にもよりますのでグレーなラインなのですが、
場合によっては買える、経費として落とすことができると言えるでしょう。
経費として認められるのではという例としては、ある社員が営業をする際に着古されてよれよれの色褪せたスーツを着て訪問するのとそうでないのとでは相手への印象も大きく違いが生まれ、契約までに影響することは容易に予想ができますよね。
このような場合だと新調しなければいくら営業をしても仕事になりませんし、会社としても経費として新しくスーツを支給してあげることで売上げに関わることになります。
この社員は新調されたスーツを身に纏うことで仕事へのモチベーションも上がるのではないでしょうか。
したがって会社にも社員にも良い作用となるので必要だった経費と言えるのではないかと思います。
経費で落とせても良いじゃない、仕事で使うものだから
会社員にとってはスーツが仕事着なので、仕事に着て行く事が前提にスーツの他にバッグやネクタイなどのような通勤の際に使用するものとしては雑費として申告すれば経費として認められることがあるようです。
しかし、それはあくまで仕事用として着用する常識的な範囲での価格帯によるでしょう。
自分の好みのブランドで揃えたスーツやバッグ、時計などの領収書を会社に提出して経費として落とせるかは保証ができませんし、仕事以外での使用すること可能性があると予想されるのですが、中にはそういった高額な費用を経費として考えてしまう人が少なくはないでしょう。
フリーランスはというと、仕事着の決まりがありませんし普段は私服でカジュアルな格好が通常である方も多いと思いますが、それでもやはりスーツを１着は持っておくべきという場面があると思います。
こちらも営業の際に新規の仕事を取ってくるために自らの作品を持って行く、なんてことがありますよね、その際にはピシッとスーツを着用して自身を良く見せることでその作品を宣伝することにも大きく左右されます。
また、フリーランスの方にとっては本人自身が象徴となるのでこの場合もまた必要経費となるでしょう。
さらにはメディアに取り上げられることになり、雑誌に本人写真を掲載します、なんてことになればなおさらいい格好をしたいものでしょう。よって、この場合も広告宣伝費などとして経費で落とすこともできるのではないでしょうか。
まとめ
これまでのいくつかの例を挙げたことで経費のメカニズムがある程度把握できたでしょうか？
おさらいとしての要点は３つ
経費は事業に関わる、事業を行う上での必要な費用
これは店舗であれば営業する際に必要な設備、備品、商品、従業員を用意する際に支払う費用などでした。
個人事業やフリーランスの方達と会社とでは経費としての判断基準の違いは少なくともあるはずなので両者が揃って仕事をする際には食い違う可能性がありますのでご注意くださいね。
売上げを上げるためでなければ経費として認められない
例として挙げたスーツに関する場合と喫茶店での場合などでも、売上げに繋がることとそうでないのとでは経費として認められる、認められないが分かれる。
喫茶店での会話はあくまで当事者にしか内容が明らかでないので内容が仕事かどうかというより実際に仕事までに繋げる必要がありそうですね。
使用しているものは経費、使用していない物は経費として認められない
この点は経費として申請するタイミングにもよるのでしょう。
すぐに使用する物に関してはいずれにせよ問題はないように思われますが、ストックとして大量に置いてあるものは、使用する際に改めて申請することで経費として認められる、というイメージです。
ほとんどの企業では保管している倉庫などにある備品を持ち出す際に使用者の名前や所属する部署、使用用途、日付を記入する名簿があり、管理しているのはそのためです。
以上が主になりますが、この他に経費としての判断する上ではケースバイケースと言えますが経費で落とせたらラッキーな感覚で申請するかどうかは別としてその都度領収書を発行してもらっていれば自らの支出管理にもなるのでおすすめです。
税務調査の際に経費として認められず、追徴課税として多く支払わなければならない場合もあるので注意しながら賢く経費を使ってくださいね。
お金に関する話の中では比較的身近で実践もしやすい事例なので会社勤めのあなたも、フリーランスのあなたも、はたまたご家庭で旦那さんが稼いできたお給料の一切の管理をされている奥さんにも是非参考になればと思います。
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