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2018/09/28

会社における領収書の管理で重要なこと

はじめに

会社を経営していく上で日常的に出てくる領収書ですが、たとえ個人事業主であろうとそのまま捨ててしまってはいけません。領収書の管理もまた経営する上では非常に重要な仕事であるため、管理を疎かにしていては後々になって自分自身が困ることにもなりかねません。
そこで今回の記事では、会社における領収書の管理について解説します。インターネット上でも領収書の管理方法は様々な意見が飛び交っていますが、いったいどのように対応するのが望ましいのでしょうか。その理由も踏まえてさっそく見ていきましょう。

1章:領収書はなぜ管理するのか

この章ではまず領収書をなぜ管理しなければならないのか、その理由から解説していきます。

そもそも領収書はなぜ管理しなければならないのか、あなたはご存知でしょうか。それは法律上でも定められた義務であり、たとえあなたが個人事業主であろうとも保管しなければなりません。法人か個人事業主かで保管年数がそれぞれ異なるのですが、その内訳は以下のようになります。

・法人の場合
原則として、7年間の保管が必須
・個人事業主の場合
青色申告では7年間、白色申告では5年間の保管が必須
(領収書、請求書以外での納品書や注文書などの保管年数は、原則として5年間)

会社を経営していく中で様々な種類の領収書が出るとは思いますが、例えば個人事業主の方が自ら確定申告するとします。領収書をきちんと管理していればどの時期にどれだけの金額を経費として使用したのかが証明できます。しかしその一方で領収書の管理をずさんにしてあまつさえ紛失してしまったとしたら、それが本当に経費として使用されたのかどうかを物的に証明することはできません。税務署に申告した後に領収書がないことが判明した途端、その申告は拒否されることだって十分考えられます。
領収書の保管はもちろん義務なのですが、ひいては自分自身を守ることに直結します。日々の仕事の合間に時間がとれないこともあるでしょうが、なるべく溜め込まず定期的に時間をとって管理していくことが大切です。

2章:領収書はどのように管理すべきか

領収書を管理することが義務だからといって、これまで事務的に行ったことのない方であればどのように管理すべきか分からないというのも突然の話です。考え方次第ではありますが、領収書の管理をある程度雑にしていても保管していれば特に問題はありません。ただ今後あなたの会社が成長していくことを考慮すれば、今のうちから会社の規模が大きくなっても対応できる方法でまとめておくことが一番です。
この記事では会社の規模が大きくなっても十分対応できる、丁寧な管理方法について解説していきます。

2ー1 領収書の管理の手順とは

会社の領収書の管理で重要なことをまとめると、以下のようになります。

①A4用紙に日付ごとに貼り付ける
②糊付けは上部のみ、もしくは全面に
③A4用紙の左2センチには何も貼らない
④余裕があれば、科目ごと、得意先様ごとに分類する

以下で各項の内容について見ていきましょう。

①A4用紙に日付ごとに貼り付ける
領収書の管理方法としてノートに貼り付けていく方法もありますが、糊付けしたノートが徐々に膨らみ結果としてかさばってきます。かさばってくると保管場所に困ることになるので、ここではA4用紙に貼り付けていく方法をおすすめします。
コピー用紙、もしくは税務署の職員に見られても問題ない書類の裏面に領収書を日付ごとに貼り付けます。この時に誰が見ても一目で分かるように余白に日付を記載しておいたり、あるいはどちらの方向に向かって日付が進んでいくように貼り付けるか社内で統一しておいてもいいでしょう。日付ごとに順々に貼り付けることで後から領収書を探す際にも便利ですし、税務署の調査対応の際にも領収書の管理が行き届いていることをアピールできます。

②糊付けは上部のみ、もしくは全面に
A4用紙に領収書を貼り付ける際には水糊タイプのものがおすすめです。上部のみ、もしくは全面に塗り付ける際にも手早く済ませられるように小さいものよりかは大きなサイズのものだと尚良いです。
例えば紙の原本のまま領収書を保管する場合であれば、上部のみの糊付けでも十分です。ただ税法改正により電子データでの保管がかなり簡便になっているので、ゆくゆくは電子保管に切り替える予定のある場合では全面に糊付けしておいた方が無難です。この理由については以下で別途解説します。

③A4用紙の左2センチには何も貼らない
A4用紙の片面に日付順に並べる形で領収書を貼ることは前述しましたが、貼り付ける際には左2センチの部分には何も貼らないように注意しておかなければなりません。この記事ではA4用紙をバインダーに綴じる前提で管理方法を解説しているので、バインダーに綴じるための穴を開ける箇所にまで貼り付けてしまうと、肝心の領収書の原本にまで穴を開けてしまうことになります。
ノートに貼り付けて綴じる方法であれば用紙の全面に領収書を貼り付けても構いませんが、用紙をバインダーに綴じて管理する場合には用紙の左2センチには何も貼らないように注意しましょう。

④余裕があれば、科目ごと、得意先様ごとに分類する
領収書をきちんと管理するだけであればここまでの内容に沿ってまとめるだけでも十分効果的ですが、事務的作業について時間的な余裕がまだある場合には科目ごと、得意先様ごとに領収書を分けて管理するとより便利な場合があります。この場合には分類することが優先されるため、日付順に貼るのもあくまで分類した中でのものとなります。そのまとめ方では、以下のようなメリット・デメリットが存在します。

・メリット
①各分類における領収書の金額やお金の流れを整理しやすい

・デメリット
①ある程度の数の領収書が集まってから、定期的に領収書を管理しなければならない
②月ごとのお金の流れが見えにくい

ここで先程まで手順を述べていた日付順を優先しての管理方法についても、メリット・デメリットを確認しておきましょう。

・メリット
①その月ごとでの金額やお金の流れが把握しやすい
②月ごとでまとめられるので管理がしやすい

・デメリット
①特定の領収書を見つけるのに時間がかかる

科目や得意先様ごとの分類か、あるいは月ごとの分類を選ぶかでそれぞれのメリット・デメリットが生じます。どちらの管理方法でまとめるかはあなた次第ですが、領収書の枚数自体が少ない場合には月ごとで、枚数も多く特定の科目や得意先様が多い場合にはそれぞれの分類を優先して領収書を貼り分けるといいでしょう。

2ー2 領収書の管理でしてはいけないこと

領収書の管理方法についてここまで述べてきましたが、領収書をまとめる上でしてはいけないことというのもあります。以下ではしてはいけないことを各項に分けて確認していきます。

①領収書を捨てる
前章でも述べた通り、法人であるにせよ個人事業主であるにせよ領収書の保管は税制により義務付けられています。確定申告せずに領収書を捨てるならまだしも、確定申告をしたにも関わらずその領収書の原本を捨ててしまうのはいけません。物的証拠がなければ、それが実際に存在した経費であるかどうかも税務署の職員に対して証明することができません。
確定申告をきちんと滞りなく進めるためにも、会社の経費として申告する領収書については捨てないようにしましょう。

②レシートを光の当たる場所で保管する
一般的に領収書と呼ばれるようなタイプであれば保管場所を問わないことが多いですが、レシートを領収書とみなして保管するのであれば光の当たる場所で保管してはいけません。特に最近のレシートでは感熱紙を使用しているものが多く、熱や光に長時間晒されてしまうとそこに印字されていたはずの文字や数字が消えてしまうことがしばしば起こりうるのです。
そうなると物的証拠はあるにも関わらずその内容が確認できず、結局のところは確定申告しても真実かどうかを確かめることができません。物的証拠を証拠として確実に残すためにも、レシートは光の当たらない日陰で保管するように心がけましょう。
またレシートに記載された内容をきちんと残しておくために、以下の対策を講じるのも効果的です。

①レシートをコピーして副本を残す
②レシートをスキャンして電子データとして保管する
③レシートをスマートフォンやデジタルカメラで撮影しておく

昨今の税制改正により、領収書の管理については内容を確認できさえすれば原本でなくとも写真やデータでもいいことになりました。そのため紙の媒体で管理しなくてもいいので、以前よりかは領収書の管理が楽になりました。その点を考慮した上で領収書の管理方法を検討してみてもいいかもしれません。

③封筒にひとまとめにする
領収書の管理方法の中の一つとして封筒にひとまとめにするというものがありますが、この方法はあまりおすすめできません。
領収書が極端に少なく確定申告の際にも見返さないというのであれば、まだ妥協できる範囲ではあるかもしれません。しかし、封筒にひとまとめにしてしまうと後から探す際に一枚ずつ確認しなければならないため、大変な労力を割かれることになります。また、封筒にまとめるだけではそのうちの一枚が紛失した時にも気づけない可能性が高くなります。
どうしても封筒にひとまとめにしたいのであれば、せめて月ごとに封筒に分けて同じ日付や一週間分の領収書をまとめてホッチキスで綴じてから入れるくらいはしておいた方がいいでしょう。

④領収書を1ヶ月以上溜めておく
自分自身が管理しやすいようにまとめる前提で溜めることはもちろん構いませんが、1ヶ月以上溜めてから分類や整理しようとするのはいささか無理があります。特に領収書の枚数が多い会社であれば1ヶ月以上も放置してからとなると、膨大な時間と労力を費やさなければならないことは目に見えています。
領収書の定期的な分類や整理を心がけるのはいいでしょうが、なるべくならば日頃からこまめにこなしていくことが望ましいです。

上記のようなことをしてしまうと領収書が適切に管理できていないために、最終的には自分自身が確定申告の際に困る結果になるのです。領収書を正しく管理することがひいては自分自身の身を守ることにつながると肝に銘じ、領収書の管理方法を適切に行うことが大切です。
次章ではこの記事の最後として、領収書を電子データで保管する際の注意点について確認しておきます。

3章:領収書を電子データで保管する際の注意点

現在の税制では領収書の原本でなくとも、内容が分かる形であれば特に問題ないことを前述しました。紙の原本のままA4用紙に貼ってバインダーに綴じるという管理方法もありますが、バインダーがかさばり保管場所に困るというのであれば電子データで保管するというのも一つの方法です。
ただ領収書を電子データで保管する場合にはいくつかの注意点を守る必要があります。この章ではその注意点について簡潔にですが挙げてみました。

3ー1 領収書は全面に糊付けして貼る

領収書の貼り方の項目で全面に糊付けする方法については、電子データとして保管したい場合に適していることを書きました。電子データとして保管するにはスキャンして読み込む必要があるのですが、上面や角だけを糊付けしてしまうとスキャンする際にエラーとして正常にスキャンが完了できない可能性が高くなります。電子データの保管を考えるのであれば、領収書の全面に糊付けするように注意しましょう。

3ー2 長い領収書は二分割にする
領収書を貼り付けるためのA4用紙の余白が限られていることもあり、余りに長い領収書をそのまま貼り付けてしまうとバインダーで綴じる際に穴が開くこともあるかもしれません。内容の区切りがいい部分で二分割にして貼り付けることで、領収書の内容をきちんと見やすい状態で保管することができます。
細かい注意点ではありますが、エラーのない状態でスキャンを終えるためにも必要なことです。ぜひ覚えておきましょう。

まとめ

領収書の管理自体は煩雑で地道な作業となりますが、確定申告を済ませる上で非常に大切な作業となります。会社を成長させるためにかかせない作業となるので、時間を見計らいながら気長にこなしていく他ありません。事務作業は時として忍耐を必要とするため嫌気もさしますが、会社のためと割り切ってしまえればいっそ楽かもしれません。

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