はじめに
会社を経営する方では取引先と仕事をする時や何らかの取り決めをする際、契約書を交わすことが頻繁にあるかと思います。ただ契約書の作成方法を知らないまま契約書を作成してしまうと、場合によっては紛争の原因を作ることにもなりかねません。
この記事では契約書の作成方法と、作成を代行してもらうことのメリットについて解説します。両者の合意を示す証拠である契約書は、具体的にどのような方法で作成するのでしょうか。
1.契約書を作成する意味とは
日本の法律では口約束でも契約を交わすことは可能なのですが、両者の認識に食い違いがあり紛争に発展した場合ではその合意した内容が争点となります。紛争の早期解決を図るためにも契約内容を契約書に記して証拠として残すことが重要です。
両者の合意を示す証拠となる契約書ですが、それでは作成する意味とはどのようなものがあるのでしょうか。
1-1.紛争の防止
口約束だけでは後々になって両者の記憶違いから紛争に発展しても、どちらの言い分が正しいのか確認することはできません。そのため紛争を未然に防ぐ意味でも書面として契約内容を残すことが望ましいです。
1-2.紛争の早期解決
仮に紛争が起こってしまった場合でも、契約書が存在することで紛争の早期解決を図ることができます。契約書にトラブルが発生した際の解決方法についてあらかじめ記しておけば、当該のトラブルが発生しても契約書の内容に従って問題を解決することができます。
1-3.取引内容の証拠化
仮に口約束のみで契約を交わしてしまった場合には、両者の認識に食い違いがあったとしてもそれを証明する証拠がないことになってしまいます。契約書として取引内容を証拠化することで、裁判に発展した場合でも契約書の内容で両者が合意したことを示すことができます。
1-4.責任範囲の明確化
契約書で責任を持つべき範囲をあらかじめ言及することで、両者の責任の範囲を書面で確認することができます。責任の範囲まで明記しておけば、不測の損害賠償を背が定められている前提でトラブルが発生した際の解決方法負わされるリスクを回避できる可能性もあります。
契約書を作成する意味としては上記のようなものがあり、両者の間で起こりうる不要なトラブルに対処するためにも契約書を利用することができます。契約書を作成する意味について確認したところで、次章では契約書の作成方法について解説していきます。
2.契約書の作成方法とは
両者の合意内容を示すための証拠として作成する契約書ですが、実際には契約書の書式そのものは決まっていません。そのため契約書の種類によってひな形を探し作成するという方法もありますが、今回は一般的な契約書に盛り込むべき内容について確認しておきます。
2-1.タイトル
これが何の契約書であるのかを示すタイトルを最初につけます。賃貸契約書や売買契約書など、契約内容が端的に分かるタイトルにしましょう。
2-2.前文
この契約書は誰を当事者と定めているかを明記します。一般的には契約書内で両者のことを「甲」や「乙」と略称するため、前文でどちらが甲でどちらが乙であるかを示します。
2-3.本文
両者で合意した契約内容を詳しく記します。この部分で不備があると両者がどういった点で合意を示したか第三者から判断できなくなります。可能な限り具体的かつ詳細に取り決めておくといいでしょう。
契約内容自体に取り決めはありませんが、以下のことも取り決めておくと紛争の防止および早期解決に役立ちます。
・契約期間：この契約書の内容が有効となる契約期間を定めます。売買のように一度限りの契約ではいつ頃までに契約を履行するのか、また継続的な取引の場合では契約をいつからいつまで続けるのかといった点は取り決めておくといいでしょう。
・契約解除：両者の合意によって契約を交わしたとしても、一方が他方の不利益になる行動をする可能性がないとは言い切れません。そのためどのような場合では契約を一方的に解除できるのか、あらかじめ決めておくとトラブル防止につながります。
・損害賠償：どちらかが契約書の内容を守らなかった場合に、いくらの損害賠償が発生するかを明記することができます。この時にどういった違約でいくらの損害賠償が発生するかを事細かく決めておけば、裁判沙汰に発展しても早期解決を図りやすくなります。
・裁判管轄：当事者同士の間で紛争が起きることを想定し、事前にどこの裁判所で訴訟を起こすかを取り決めておくことも可能です。特に両者が離れた土地で生活している場合には、事前に裁判管轄についても定めておく方が無難と言えます。
2-4.末文
契約書を何通作成し、契約者のうち誰が保管するかを示します。一般的には両者ともに保管できるだけの部数を作成することが多いです。
2-5.作成年月日
この契約書をいつの時点で交わしたか分かるように、契約書にそれぞれが押印した日付を記入します。
2-6.当事者の署名と押印
最後に契約者の署名と押印をして、両者の合意の元に契約書を作成したことを示します。あらかじめ名前を記名しておいて押印する形でもいいのですが、より証拠としての効力を重視するのであれば両者の署名と押印が望ましいです。
契約書の内容として主に記載しておくべき内容について触れましたが、公序良俗に違反する内容や法律に抵触する内容を契約内容として取り決めることはできません。あくまでも業務上で必要なことのみを法律の範囲内で細かく定めることが大切です。
ただ契約書の内容に不備があっては後々のトラブルの種にもなりますし、書類作成が苦手な経営者の方では作成代行してほしいと考えることもあるでしょう。次章では契約書の作成代行をしてもらうことのメリットについて紹介していきます。
3.作成代行のメリットとは
契約書には原則として特定の書式はありませんが、正式な書面である以上なるべくならばプロに依頼したいと思うのも当然の話です。この章では契約書を作成代行してもらうメリットについて紹介します。
3-1.ひな形にない個別の内容を定めることができる
ひな形では一般的に契約書で定めるであろう内容のみが反映されているため、個別の内容を定めるのに適したものではありません。そのため個別の条項を定めたい場合には自力で条文を作成することが難しく、ひな形のままで使用する場合にどちらかの当事者にとって不利益な内容を盛り込んでしまうことも考えられます。
その点プロに作成代行してもらえば、両者のうちどちらかにだけ不利益を被るような契約書を作成せずに済みます。
3-2.重要な契約内容を書面化できる
契約内容も場合によってさまざまですが、例えば契約内容が会社にとって重要なものである時は作成代行してもらうことで契約の安全性が高められます。特に責任の範囲を取り決めておかなければ権利が行使できないだけでなく、不測のトラブルに発展する可能性もあります。会社にとって重要な契約を交わす際には作成代行してもらう方が、契約書の内容に不備なく書類を作成することができます。
3-3.交渉を有利に進めやすい
一般的に契約書を交わす場合、一方が契約書を作成して持参し、他方はその場で内容を確認してサインすることが多いとも言えます。つまり契約書を持参する側にとって有利な条文を盛り込んでおけば、交渉を有利に進めやすくなります。ただどういった条文であれば自社にとって有利であるか、契約書の知識のない経営者の方では判断ができません。そうした場合であればプロに作成代行してもらうのが一番手っ取り早いです。
契約書を代理作成してもらうことで上記のメリットを受けられます。ただ業界の特殊な事情を考慮しつつ、何に主眼を置いた契約内容であるかを理解して契約書を作成してくれるプロはかなり限られてきます。その業界に詳しい専門家と連携して契約書を作成代行してくれることが望ましいですが、どの士業の方に代行依頼を出すかでも料金の相場が変わってくるので注意が必要です。
4.契約書作成の注意点とは
ここまで契約書の作成方法や代行のメリットについて解説してきましたが、この章では最後に契約書作成における注意点について紹介しておきます。
4-1.収入印紙代がかかることもある
契約書の種類にもよりますが、場合によっては収入印紙を貼り付けなければならない可能性があります。複数の契約書を作成した場合では部数ごとに収入印紙を貼り付けなければいけません。この収入印紙が貼られていないからといって契約書の効力はなくなりませんが、税務署に露見すると元の印紙税の3倍もの税金を徴収されることにもなりかねません。
また収入印紙を貼った場合には印紙と書面とにまたがる形で消印を押す点も覚えておくといいでしょう。
4-2.一枚以上になったら割印する
契約書の書式や枚数に規定はありませんが、契約書に盛り込む内容が多ければ多いほど枚数は増えてしまうはずです。その際に各ページにまたがる形で割印することで、割印された書類が一連の契約書であることを証明することができます。こうすることで後になって契約書の内容が差し替えられることを阻止できます。
また割印をする場合には原則として、契約書に押印する全員分の割印が必要となるので注意しましょう。
契約書では書面上の内容以外でもこういった注意点があります。自分で作成する際にはこうした点まで意識しておくことで、後々のトラブル防止につながります。
まとめ
契約書では独特の条文が多く知識の浅い人間では内容が読みづらいこともしばしばあります。ただ先方が作成した契約書の意味も分からず署名押印してしまうと、相手だけが得をする契約内容を取り決める結果にもなりかねません。
将来的なトラブルを防止する意味でも契約書の作成代行をしてもらうのが無難ではありますが、自力で作成することも可能なので費用の面も考慮してどうすべきか検討するといいでしょう。
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